EU-Konformitätserklärung nach PPWR — ein Klick, fertig dokumentiert

Die EU-Konformitätserklärung nach PPWR ist für jeden Erzeuger von Verpackungen ein zentrales Pflichtdokument. Gemäß Anhang VIII der Verordnung (EU) 2025/40 müssen Sie als verantwortliches Unternehmen erklären, dass Ihre Verpackung die Anforderungen der EU-Verpackungsverordnung erfüllt. Ab sofort erzeugen Sie dieses Dokument direkt aus der Verpackungsdatenbank auf PPWR-QRCode.de — aus denselben Daten, mit demselben Prinzip wie bereits die technische Dokumentation.

Was die PPWR konkret von Erzeugern verlangt

Die EU-Verpackungsverordnung verpflichtet jeden Erzeuger zur Ausstellung einer Konformitätserklärung je Verpackungsart. Das Dokument bestätigt in Ihrer eigenen Verantwortung, dass die betreffende Verpackung die Anforderungen der PPWR erfüllt. Sie müssen es nicht aktiv bei einer Behörde einreichen — aber bei einer Marktaufsichtsprüfung oder Behördenanfrage müssen Sie es unverzüglich vorlegen können.

Die Aufbewahrungspflichten sind klar geregelt: Für Einwegverpackungen gelten fünf Jahre, für wiederverwendbare Verpackungen zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Eine einfache Vorlage aus dem Internet reicht dabei nicht aus. Anhang VIII verlangt eine strukturierte Erklärung mit produktspezifischen Angaben — fehlende Daten müssen zwingend ergänzt werden.

Welche Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, sollten Sie immer mit Ihrer zuständigen IHK abstimmen. Auf PPWR-QRCode.de finden Sie einen direkten Hinweis, welche IHK für Sie zuständig ist.

Dieselben Stammdaten, ein zweites Dokument

Das Prinzip hinter der Funktion ist identisch zur automatischen Erstellung der technischen Dokumentation: Sie pflegen Ihre Verpackungsdaten einmal in der Datenbank und erhalten daraus alle Dokumente, die die PPWR von Ihnen verlangt. Firmendaten, Materialangaben, Gewichte, PFAS-Informationen und Konformitätsnachweise fließen automatisch in das fertige Dokument ein — nichts wird doppelt eingetragen, kein Datum manuell übertragen.

In der Verpackungsdatenbank finden Sie neben dem bekannten Button für die technische Dokumentation jetzt auch den Button „EU-Konformitätserklärung erstellen". Ein Klick genügt, und Sie erhalten eine fertige Word-Datei zum Prüfen, Ergänzen und Unterzeichnen.

Was das automatisch erzeugte Dokument enthält

Die erzeugte Erklärung folgt exakt der Struktur aus Anhang VIII der PPWR. Sie ist in neun klar gegliederte Abschnitte unterteilt:

• Eindeutige Kennung: Verpackungsbezeichnung, Artikelnummer, Version und GTIN — direkt aus Ihren hinterlegten Daten übernommen.
• Angaben zum Erzeuger: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und USt-IdNr. aus Ihrem Kontoprofil — einmal hinterlegt, immer verfügbar.
• Verantwortungserklärung: Der gesetzlich geforderte Erklärungstext, dass das Dokument unter alleiniger Verantwortung des Erzeugers ausgestellt wird.
• Gegenstand der Erklärung: Bezeichnung, Bauart, Verwendungszweck, Abmessungen und FEFCO-Typ sowie die vollständige Materialzusammensetzung mit automatisch berechneten Prozentanteilen.
• Stoffliche Konformität: Schwermetall-Summengrenzwert (Blei, Cadmium, Quecksilber, Cr VI ≤ 100 mg/kg), REACH-Konformität und PFAS-Angaben — bei Verpackungen mit Lebensmittelkontakt werden zusätzliche PFAS-Grenzwerte automatisch berücksichtigt.
• Rechtsvorschriften: Verordnung (EU) 2025/40, gegebenenfalls ergänzt um REACH und lebensmittelrechtliche Verweise.
• Harmonisierte Normen: Verweis auf einschlägige EN-Normen, mit Hinweis auf individuell zu ergänzende Normen.
• Notifizierte Stelle: Bei interner Fertigungskontrolle nach Artikel 38 / Anhang VII wird „Nicht anwendbar" eingetragen.
• Unterzeichnung: Immer auf einer eigenen Seite — Firma, Ort, Datum, Name, Funktion und Unterschriftsfeld. Drucken, unterschreiben, ablegen.

Die Unterschrift leistet eine zeichnungsberechtigte Person Ihres Unternehmens. Damit liegt die rechtliche Verantwortung klar bei Ihnen als Erzeuger — die Plattform übernimmt die strukturierte Aufbereitung, Sie übernehmen die inhaltliche Verantwortung.

Erklärungsnummer: automatisch generiert oder individuell vergeben

Jede Konformitätserklärung benötigt eine eindeutige Nummer. Die Verpackungsdatenbank generiert diese automatisch nach dem Schema KE-VP-0001-2026-1 (Kürzel, Verpackungs-ID, Jahr und laufende Nummer). Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen ein eigenes Nummernsystem, tragen Sie Ihre Nummer einfach in das Eingabefeld ein — sie wird dann im Kopf und in der Fußzeile jeder Seite verwendet.

Rote Markierungen zeigen, was noch fehlt

Das Dokument arbeitet nach einem klaren Prinzip: Was in der Datenbank hinterlegt ist, wird übernommen. Was fehlt, wird rot markiert. Sie sehen auf einen Blick, wo noch Angaben nachzutragen sind, bevor Sie das Dokument unterzeichnen. Keine versteckten Lücken, keine Überraschungen bei der nächsten Behördenanfrage.

Beachten Sie dabei: Auch Ihre Lieferanten tragen Verantwortung. Sie sind verpflichtet, Ihnen die Informationen und Unterlagen bereitzustellen, die Sie für den Konformitätsnachweis benötigen. Fehlen Angaben in der Erklärung, ist das häufig ein Hinweis auf fehlende Lieferantendaten — die rote Markierung macht genau das sichtbar.

Automatische Ablage mit dem Datei-Modul

Nutzen Sie das Datei-Upload-Modul (einmalig 30,00 € netto), wird die erzeugte Konformitätserklärung automatisch in Ihrer Medienbibliothek abgelegt und mit der zugehörigen Verpackung verknüpft. Die Verknüpfung sehen Sie direkt in der Verpackungsliste als farbige Pille — übersichtlich, nachvollziehbar, revisionssicher.

Ohne das Datei-Modul funktioniert der Download selbstverständlich genauso zuverlässig. Lediglich die automatische Ablage und Verknüpfung in der Plattform entfällt in diesem Fall.

Einmal pflegen, alles erzeugen — der Kern des Workflows

Mit der Konformitätserklärung ist das zweite zentrale PPWR-Dokument abgedeckt. Beide Dokumente — technische Dokumentation und EU-Konformitätserklärung — greifen auf dieselben Stamm- und Materialdaten zu. Ändert sich etwas an Ihrer Verpackung, etwa ein neues Material, ein angepasstes Gewicht oder aktualisierte Lieferantenangaben, erzeugen Sie die Dokumente einfach neu.

Was die Plattform Ihnen abnimmt, ist die strukturierte Aufbereitung: das richtige Format nach Anhang VIII, die richtige Reihenfolge, die richtigen Berechnungen. Was auf Ihrem Tisch liegt — die inhaltliche Prüfung und die rechtsverbindliche Unterschrift — bleibt auf Ihrem Tisch. Das ist der Unterschied zwischen technischer Unterstützung und rechtlicher Verantwortung.

PPWR-QRCode.de ist ab 240,00 € netto pro Jahr (Starter-Tarif) verfügbar. Wenn Sie die Funktionen zunächst unverbindlich kennenlernen möchten, können Sie im kostenlosen Free-Account bis zu 20 Entwürfe anlegen und die Plattform ohne Risiko testen.

Mehr zu den Grundlagen der technischen Dokumentation nach PPWR, zu den Anforderungen an den PPWR-QR-Code auf Ihrer Verpackung sowie zu den Aufbewahrungsfristen für Compliance-Unterlagen finden Sie in den verwandten Beiträgen im PPWR-Blog.